Вкладыш в трудовую книжку

Форма и порядок ведения трудовых книжек и вкладышей в нее утвержден Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н.

Трудовая книжка включает в себя два раздела:

• "Сведения о работе" и
• "Сведения о награждении".

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из указанных разделов, то трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в том числе вносит сведения о них в Книгу учета движения трудовых книжек. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам.

Вкладыш к трудовой книжке является ее неотъемлемой частью и без трудовой книжки вкладыш недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша. Эта запись делается на Титульном листе трудовой книжки (стр. 1). При отсутствии в организации штампа «Выдан вкладыш серия, номер» такую запись можно внести в трудовую книжку ручкой.

К одной трудовой книжке может быть оформлено несколько вкладышей. При выдаче второго вкладыша в трудовой книжке следует поставить второй штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите его серию и номер. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче очередного вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

В титульный лист вкладыша вносятся сведения о работнике, актуальные на момент оформления вкладыша. Следовательно, прежде чем заполнять титульный лист вкладыша, необходимо запросить у работника соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, документ об образовании и т.п. и в соответствии с предоставленными документами оформить титульный лист вкладыша (пп. 7, 8 и подп. "в" п. 28 Порядка). Если на момент заполнения вкладыша данные сотрудника изменились, то соответствующие изменения необходимо внести так же и в трудовую книжку.

Если в трудовой книжке недостаточно места для новой записи о работе, то целесообразно начать запись во вкладыше. Не страшно, если в трудовой книжке останется несколько незаполненных строк. Если же запись о работе уже начата в трудовой книжке, то ее можно завершить во вкладыше.