С 1 января 2023 года обязаны ежемесячно представлять ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫЕ сведения о физических лицах в налоговые органы плательщики страховых взносов, которые производят выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, в том числе:
Срок представления ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫХ сведений - не позднее 25-го числа следующего месяца (см. Таблицу).
Обратите внимание! В настоящее время законодательством не установлена ответственность за несвоевременное представление ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫЕ сведений.
Организация представляю ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫЕ сведения в налоговые органы по месту своего нахождения.
Если у организации есть обособленные подразделения, по месту нахождения которых у организации открыт расчетный счет и которые самостоятельно начисляют и выплачивают заработную плату своим работникам, то ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫЕ сведения необходимо представить по месту нахождения такого обособленного подразделения. В этом случае ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫЕ сведения головной организации будут включать данные о выплатах физическим лицам головной организацией, а ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫЕ сведения обособленного подразделения – данные о выплата физическим лицам обособленным подразделением.
Если численность физических лиц, которым за отчетный период были сделаны выплаты (в том числе и по договорам ГПХ), превышает 10 человек, то ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫЕ сведения нужно представлять в электронном виде. Если же численность таких физических лиц 10 и менее, то представить ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫЕ сведения можно на бумажном носителе.
Форма ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫХ сведений и порядок их заполнения утверждены Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. В состав ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫХ сведений включаются:
Титульный лист
В Титульном листе необходимо указать:
Если у иностранца нет отчества или отсутствует ИНН, то соответствующие строки не заполняются.
Обратите внимание! По строке 070 необходимо отражать начисленные суммы выплат и вознаграждений, то есть до удержания НДФЛ.
Сведения о выплатах
Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу заполняются в отношении всех застрахованных лиц за период, за который представляются сведения. В состав сведений включаются выплаты физическим лицам в рамках:
Персональные данные и сведения о выплатах физ. лицам
В составе данных о физическом лице нужно указать ИНН (строка 020), СНИЛС (строка 030), ФИО (строки 040 - 060) физического лица, а по строке 070 - сумму выплаты и иных вознаграждений, начисленных работодателем в пользу физического лица за соответствующий месяц.
Обратите внимание! По строке 070 необходимо отражать начисленные суммы выплат и вознаграждений, то есть до удержания НДФЛ.
Выплаты иностранным гражданам
Как уже было сказано выше, в состав ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫХ сведений включаются данных только о застрахованных лицах.
Напомним, что в 2023 году лицами, застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования, обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в системе обязательного медицинского страхования, являются (ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, ст. 10 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ):
Следовательно, работодатели включают в состав ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫХ сведений данные о выплатах и вознаграждениях работникам-иностранцам:
Данные о выплатах и вознаграждениях высококвалифицированных специалистов, временно пребывающих на территории РФ, в составе ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫХ сведений представлять не нужно, поскольку эта категория иностранных работников не относится к застрахованным лицам.
Какие выплаты физическим лицам не следует указывать по строке 070?
По строке 070 отражаются все выплаты, которые являются объектом обложения страховыми взносами в соответствии с п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ. То есть порядок заполнения строки 070 аналогичен порядку заполнения строки 140 Раздела 3 Расчета по страховым взносами.
Выплаты, которые не признаются объектом обложения страховыми взносами в соответствии с п. 4 — 8 ст. 420 НК РФ, по строке 070 ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫХ сведений о физических лицах не отражаются. К такому выводу пришли налоговики в письме УФНС России по Москве от 07.02.2023 № 27-16/013080@.
Следовательно, по сроке 070 не следует указывать:
Нужно ли отражать по строке 070 выплаты, которые не облагаются страховыми взносами?
Поскольку в Порядке заполнения ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫХ сведений нет никаких указаний в отношении выплат, не облагаемых страховыми взносами, то по строке 070 нужно указать все выплаты, которые являются объектом обложения страховыми взносами. В том числе и те, на которые не начисляются страховые взносы в соответствии со статьей 422 НК РФ. Следовательно, по строке 070 необходимо отразить:
Выплаты самозанятым
По строке 070 не отражаются выплаты по договорам ГПХ самозанятым гражданам, которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей. Подобные выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (абз. 1 ч. 1 ст. 15 Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Но только при условии, что организация получила от самозанятого чек, сформированный с использованием мобильного приложения «Мой налог».
Если же на отчетную дату от самозанятого чек не получен, то организации придется включить самозанятого в Персонифицированные сведения и отразить по строке 070 сумму его вознаграждения. Если самозанятый представит чек позже, то организации придется представить в налоговые органы уточненный расчет.
Кроме того, подать Персонифицированные сведения по самозанятым необходимо и в том случае, если договор ГПХ был заключен с бывшим работником, который уволился меньше двух лет назад и стал работать в качестве самозанятого.
Выплаты мобилизованным и контрактникам
В случае призыва работника на военную службу по мобилизации или заключения им контракта в соответствии с п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" либо контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ, действие трудового договора, заключенного между работником и работодателем, приостанавливается на период прохождения работником военной службы или оказания им добровольного содействия в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ (ч. 1 ст. 351.7 ТК РФ).
Поскольку действие трудового договора с мобилизованными и контрактниками продолжается, выплаты таким работника в период приостановления трудового договора необходимо включать в Персонифицированные сведения в том же порядке, как и по обычным работникам.
Если в отчетном периоде у работника не было выплат
Включать в ПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫЕ сведения данные о работнике необходимо даже в том случае, если в отчетном периоде в его пользу не начислялись выплаты и вознаграждения. В этом случае в строке 070 будет проставлен прочерк (в бумажном отчете) или строка 070 останется пустой (в электронном отчете).
Уточненные Персонифицированные сведения
Если в Персонифицированных сведениях была допущена ошибка, то можно эти сведения уточнить. Уточненные сведения могут быть представлены до момента представления Расчета по страховым взносам за соответствующий отчетный (расчетный) период (п. 1.2 Порядка заполнения).
Представлять уточненные сведения после представления Расчета по страховым взносам за соответствующий период нет смысла, поскольку Персонифицированные сведения являются «вспомогательными» или «промежуточными». Окончательные данные работодатели представляют в Разделе 3 Расчета по страховым взносам.
Например, если ошибка, допущенная в Персональных сведениях за январь, обнаружится в июле, то работодатель должен представить только уточненные Расчеты по страховым взносам (за 1 квартал и за полугодие). А если та же ошибка обнаружится только в ноябре, то необходимо будет представить еще и уточенный Расчет по страховым взносам за 9 месяцев. Представлять уточненные Персональные сведения за январь в этом случае не нужно.
Исправление ошибок в Персонифицированных сведениях
В уточненные Персонифицированные сведения включаются данные только тех физических лиц, которые корректируются или дополняются (п. 1.2 Порядка заполнения). Данные тех физ. лиц, по которым не было допущено ошибок, в уточненку не включаются.
Таким образом, в состав уточненных Персональных сведений нужно включить Титульный лист и сведения о тех физ. лицах, по которым корректируются данные. На Титульном листе проставляется номер корректировки («1--» или последующие номера, если уточненные Персональные сведения за этот месяц уже были представлены)
Как правило, все ошибки делятся на 4 вида.