Представьте себе ситуацию, когда после увольнения с работы работница вышла замуж и сменила фамилию. А когда собралась устраиваться на новую работу, то обнаружила, что трудовую книжку она потеряла. Что делать в такой ситуации?
Давайте разберемся по порядку.
Если работник утратил трудовую книжку (потерял или испортил), то помочь ему в этой ситуации может работодатель по последнему месту работы. Работнику необходимо подать по месту последней работы заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Работодатель выдаст работнику дубликат трудовой книжки в течение 15 рабочих дней со дня подачи работником такого заявления (п. 27 Порядка заполнения трудовой книжки).
Но у кадровика возникает законный вопрос: какую фамилию работницы писать в дубликате трудовой книжки - старую, которую она носила до замужества, или новую, которую она взяла после свадьбы.
Как правило, дубликат трудовой книжки заполняется так же как и трудовая книжка. В частности, на первой странице вкладыша необходимо указать сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения.
ФИО нужно указывать полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами. Дата рождения вписывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта.
В случае, когда работник меняет фамилию, работодатель делает соответствующие изменения в трудовой книжке. Основанием для таких изменений является Свидетельство о перемени имени, Свидетельство о регистрации брака или Свидетельство о расторжении брака.
Для внесения изменений в трудовую книжку прежняя фамилия зачеркивается одной чертой, а сверху вписывается новая фамилия. На внутренней стороне обложки делаются ссылки на соответствующие документы. Такую ссылку работодатель заверяет подписью уполномоченного лица и печатью организации.
По мнению специалистов Минтруда РФ дубликат должен полностью соответствовать оригиналу трудовой книжки. В том числе и первая страница, где указывается ФИО работника. Поэтому работодателю необходимо сначала внести в дубликат старую фамилию бывшей сотрудница, а затем внести исправления: зачеркнуть старую фамилию, вписать новую фамилию и сделать отметку на оборотной стороне обложке.
Такой способ заполнения дубликата трудовой книжки описан в Письме Минтруда России от 01.02.2023 № 14-6/ООГ-726.