Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
Это установлено статьей 168.1 Трудового кодекса РФ.
Размеры и порядок возмещения указанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Налог на прибыль
Возмещение организацией расходов, предусмотренных положениями ст. 168.1 ТК РФ, относится к компенсации затрат, связанных с выполнением работниками своих трудовых обязанностей.
Указанные расходы учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ при наличии первичных учетных документов, подтверждающих расходы работника и их компенсацию работодателем.
При этом вышеуказанные расходы должны быть экономически обоснованны и связаны непосредственно с деятельностью самой организации в соответствии со статьей 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 27.04.2022 № 03-04-06/38439).
Страховые взносы
Если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в случае их документального подтверждения (билеты на проезд, гостиничные счета и т.д.).
В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
При этом суточные при разъездном характере работы не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (Письма Минфина России от 30.12.2022 № 03-04-06/129887, от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 30.12.2021 N 03-04-06/107896, от 23.03.2021 N 03-04-06/20746, от 24.02.2021 № 03-04-06/12696, от 08.12.2020 № 03-04-06/107247).
НДФЛ
Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ в случае их документального подтверждения.
При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
При этом суточные при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ в размере, установленном локальным актом организации (Письмо Минфина России от 30.12.2022 № 03-04-06/129887, от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 30.12.2021 N 03-04-06/107896, от 23.03.2021 N 03-04-06/20746, от 24.02.2021 № 03-04-06/12696, от 08.12.2020 № 03-04-06/107247).
Расходы на питание при разъездном характере работы
Расходы на питание в целях их возмещения на основании ст. 168.1 Трудового кодекса относятся к расходам, связанным с проживанием вне места постоянного жительства, то есть включаются в состав суточных (Письмо Минфина России от 29.12.2022 № 03-04-06/129496).
Таким образом, подтверждать расходы на питание работников с разъездным характером работы не требуется. Суточные следует установить в размере, который подразумевает оплату питания.